Il est légitime de se demander quelle est l’utilité de l’activité archivistique en dehors de la conservation des documents. Un spécialiste des archives ne rend pas seulement service à son organisation et son personnel, il rejoint également des besoins de la société.

Un outil de gestion et de gouvernance

Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace » immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d’expertise) ou à long terme (informations authentiques). D’où l’intérêt d’offrir aux documents un traitement efficace.

Les archives concernent tout d’abord les personnes physiques. Au cours de sa vie, un individu fera des études, exercera un métier, acquerra des biens, paiera ses impôts et sera suivi médicalement. Les organismes gérant toutes ces activités créeront des documents d’importance variable. Quand certains n’auront qu’une utilité relative, d’autres devront être conservés quelques années voire toute la vie (titre de propriété, bulletins de salaire, etc.) car ils font office de preuve. Les experts comptables vous diront d’ailleurs combien de temps archiver vos bulletins de paye ainsi que tous les documents officiels au cours de votre vie en tant que salarié mais également pour les entreprises.

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Les entreprises mènent différentes actions durant leur existence et doivent être en mesure de justifier qu’elles ont été menées. Le nombre de documents étant bien plus important que pour un particulier, une entreprise doit assurer une disponibilité et une traçabilité de l’information. C’est la raison pour laquelle la conservation des archives de l’entreprise est absolument indispensable selon les normes des lois qui encadrent ces aspects.

Les enjeux des administrations publiques sont relativement différents. Archiver, c’est offrir aux citoyens un accès aux informations régissant l’État et ses services, assurant ainsi une relation saine entre les deux parties.

Un outil de mémoire et de culture

Les archives définitives jouent un rôle majeur dans l’étude du passé, font partie de l’héritage de tous et forment le patrimoine et l’identité d’un pays et ses habitants. Elles permettent également de documenter les témoins de nos civilisations (œuvres d’art, culturelles ou architecturales).

Les archives sont avant tout, et quelles que soient leurs formes, des sources historiques. Elles restent aujourd’hui encore un support de choix pour les historiens mais pas seulement. D’autres spécialistes (géographes, sociologues ou économistes) ont trouvé dans les archives le moyen d’approfondir leurs connaissances dans leurs disciplines respectives.

Les archives constituent un fondement identitaire, une base permettant d’affirmer l’identité d’un individu ou d’un organisme. Elles sont également un héritage et un patrimoine. François Mitterrand déclarait en 1988 que « Les archives, (…) celles de demain, ne seront plus ce qui reste quand le temps a passé, mais ce que les hommes auront prévu de mettre à la disposition de ceux qui les suivront, d’une génération à l’autre ».

Les archives permettent enfin de lutter pour les droits de l’homme. Elles constituent une trace matérielle qui permettra aux générations futures de ne rien oublier des atrocités passées via les différents témoignages et preuves écrites.

Loin des clichés les désignant comme de vieux manuscrits poussiéreux destinés à quelques élus, les archives prouvent leur utilité à la fois pour les personnes morales et physiques. Ces outils de gestion, de gouvernance, de mémoire et de culture doivent être conservés avec le plus grand soin.

Un outil contribuant au succès d’une organisation

Pour que votre organisation connaisse du succès, pensez à créer des archives au fur et à mesure que s’amoncellent vos documents. Dans les entreprises et les administrations publiques, de nombreux documents sont manipulés au quotidien. Ceux-ci peuvent être de nature commerciale, administrative, comptable, juridique ou encore fiscale. Dans tous les cas, ces documents contiennent des informations, qui peuvent être confidentielles ou non, sur lesquelles ces organisations s’appuient pour entreprendre des actions et atteindre leurs objectifs. Aussi, ces informations prouvent que leurs actes ont été posés en respectant les réglementations et les lois. Comme exemple, on peut évoquer les contrats conclus avec les fournisseurs ou les documents financiers.

Si vous archivez et classez vos documents, votre entreprise disposera d’une information claire et accessible. Les avantages qui en découlent sont nombreux. L’archivage et le classement des documents permettent par exemple d’optimiser les flux documentaires, d’améliorer la traçabilité de l’information et de réduire les doublons. Aussi, ils favorisent une bonne gestion en interne, ce qui accroit la performance et l’efficacité de l’entreprise.

Divers enjeux liés à l’archivage

Vous devez accorder une importance particulière à l’archivage car les enjeux découlant de cette démarche sont bien réels. Sur le plan juridique, sachez que la loi oblige les entreprises et les pouvoirs publics de conserver leurs archives pendant une durée minimale. Il y a un délai à considérer en fonction de la nature des documents. Celui-ci peut aller au-delà de 120 ans. A partir de l’archivage, il est possible de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité si un contrôle est initié. En plus, cela permet de se plier aux exigences légales en matière de tri, de communication et de conservation des documents. Et pour avoir une valeur probante, vous devez être à même de justifier de l’intégrité et de l’authenticité de vos archives.

Il y a aussi des enjeux de sécurité qui sont liés à l’archivage des documents. Sachez qu’en archivant, vous devez veiller à ne pas compromettre la sécurité de vos archives. Vous êtes notamment tenu de faire attention à celles dont les informations contenues ont un caractère sensible. Des dispositions doivent ainsi être prises pour la sécurisation des lieux de stockage des archives, qu’elles soient physiques ou numériques. Il est bon de faire le nécessaire pour protéger les sites de conservation des sinistres et des intrusions. En ce qui concerne l’archivage numérique, optez pour une solution qui met en avant plusieurs outils de sécurité, comme mots de passe, pare-feu et les éléments de traçabilité.

Ne perdez pas aussi de vue les enjeux financiers de l’archivage. La recherche d’archive prend du temps. Et quand on y ajoute le non-respect de la législation en vigueur et l’utilisation de logiciels obsolètes,  des coûts importants peuvent être générés. Mais si vous faites de l’archivage professionnel, vous gagnerez du temps car la recherche des documents se fera plus efficacement. Aussi vous gagnerez de l’espace.

Par ailleurs, l’archivage a des enjeux technologiques. De nombreuses entreprises sont confrontées à la pérennité des données, la réversibilité des formats et l’interopérabilité entre les différents systèmes. Ces différentes problématiques sont prises en compte dans l’archivage.

Les différentes options pour archiver

Pour profiter de l’intérêt de l’archivage, vous devez mettre en place un système d’archivage. A ce propos, trois options se présentent à vous.

La première est l’archivage physique, la solution traditionnelle. Elle consiste à trier les pièces à stocker, à les classer et ensuite à les ranger de manière qu’il soit facile de les retrouver en cas de besoin. Classés ainsi, les documents peuvent être conservés au sein de l’entreprise ou au sein d’un site de conservation extérieur. L’archivage physique est une solution qui convient plus aux petites entreprises. Comme elles ont peu de documents papiers à gérer, elles pourront archiver plus aisément de cette manière.

Une autre solution d’archivage, plus moderne, est l’archivage numérique. Elle est plus pratique pour les moyennes et grandes entreprises dont le flux de documents est plus important. Dans le cadre d’un archivage numérique, on réalise un stockage sur le long terme en utilisant un support sécurisé. L’avantage majeur de cette technique est le gain de temps. Toutefois, pour faire de l’archivage numérique, il faut en amont mettre en place une bonne stratégie et tenir compte de l’ensemble des normes à respecter. Le mieux est de faire appel à un spécialiste en la matière pour mettre en place votre archivage numérique.

La troisième option est l’archivage mixte. Il consiste à associer archivage numérique et archivage physique. C’est une solution à partir de laquelle l’entreprise gère d’une part le flux de documents physiques, et d’autre part le flux des documents numériques. Plusieurs entreprises font de l’archivage mixte car de plus en plus, la production documentaire est à la fois physique et dématérialisée. Si vous ne savez pas quelle option privilégier, ce serait une bonne idée de vous faire conseiller par un professionnel.